Polityka prywatności — demo mCoaching

§1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników demo dostępnego pod adresem mcoachingapp.com/demo jest 4skills sp. z o.o., ul. Ossowska 35/2, 05-220 Zielonka, KRS: 0000854959, NIP: 1251708607, REGON: 386784488. Kontakt w sprawach danych: info@mcoaching.io.

§2. Jakie dane przetwarzamy

1. Dane z rejestracji przez e-mail: imię, adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej).
2. Dane z logowania społecznościowego (Google / LinkedIn): imię i nazwisko oraz adres e-mail udostępniane przez dostawcę logowania, zgodnie z zakresem zatwierdzonym przez Użytkownika u tego dostawcy.
3. Dane techniczne: niezbędne do utrzymania sesji i bezpieczeństwa konta (zob. §9 — cookies).
4. Niezależnie od sposobu rejestracji (e-mail lub Google/LinkedIn), imię i adres e-mail Użytkownika są wykorzystywane do obsługi konta demo, w tym:
   1. wysyłki maila transakcyjnego z dostępem do platformy oraz innych wiadomości systemowych (np. „reset / przypomnienie hasła”, powiadomienia dotyczące konta) — realizowanej za pośrednictwem dostawcy Mailgun;
   2. — za odrębną zgodą — wysyłki automatycznego cyklu wiadomości edukacyjno-marketingowych (nurturing, webinary) — realizowanej za pośrednictwem systemu GetResponse;
   3. indywidualnego kontaktu handlowego (1:1) w sprawie demo — w systemie GetResponse. Zob. §5 (odbiorcy danych) i §7 (przekazywanie poza EOG).
5. W ramach demo Użytkownik nie wgrywa własnych nagrań rozmów. Nagrania dostępne w demo są przygotowane przez Administratora.
6. Dane konfiguracyjne projektu wprowadzane przez Użytkownika: w ramach demo Użytkownik może utworzyć projekt (nazwa), firmę, dla której projekt jest prowadzony, Arkusz Kompetencji, własną skalę ocen oraz dodać użytkowników (imię, nazwisko, adres e-mail) i przypisać im role (użytkownik, manager, HR). Dane te Użytkownik zobowiązany jest wprowadzać wyłącznie jako dane testowe (fikcyjne) — bez danych osobowych prawdziwych osób trzecich (zob. Regulamin demo). Adresy e-mail dodanych użytkowników są wyłącznie zapisywane w ramach projektu — system nie wysyła do nich żadnych wiadomości. Dane konfiguracyjne są dostępne wyłącznie w indywidualnej instancji demo danego Użytkownika (nie są widoczne dla innych Użytkowników) i są usuwane wraz z wygaśnięciem konta (§6).

§3. Cele i podstawy prawne

E-maile transakcyjne i systemowe (mail z dostępem do platformy, „reset / przypomnienie hasła”, powiadomienia konta) mają charakter transakcyjny (realizacja usługi demo), są wysyłane do każdego zarejestrowanego Użytkownika i obsługiwane przez dostawcę Mailgun. Automatyczny cykl wiadomości edukacyjno-marketingowych (w tym zaproszenia na webinary) obsługiwany jest przez GetResponse i wysyłany wyłącznie do Użytkowników, którzy wyrazili odrębną zgodę przy rejestracji. Zgodę można w każdej chwili wycofać (link „wypisz się” w każdej wiadomości lub info@mcoaching.io), bez wpływu na korzystanie z demo.

Dane konfiguracyjne projektu mają być wyłącznie testowe (fikcyjne). Jeśli mimo to Użytkownik wprowadzi do demo dane osobowe prawdziwych osób trzecich — z naruszeniem Regulaminu — działa wówczas jako administrator tych danych i ponosi odpowiedzialność za podstawę prawną oraz obowiązki informacyjne wobec tych osób. Administrator przetwarza takie dane wyłącznie w celu świadczenia demo i usuwa je wraz z wygaśnięciem konta po 14 dniach. Adresy e-mail dodanych użytkowników nie są wykorzystywane do jakiejkolwiek komunikacji.

§4. Logowanie przez Google / LinkedIn

1. Użytkownik może założyć konto demo, logując się za pośrednictwem Google lub LinkedIn.
2. W takim przypadku Administrator otrzymuje od dostawcy logowania ograniczony zakres danych (zazwyczaj imię, nazwisko, adres e-mail) — zgodnie z uprawnieniami zatwierdzonymi przez Użytkownika u tego dostawcy.
3. Zasady przetwarzania danych po stronie dostawców określają ich własne polityki prywatności (Google, LinkedIn).

§5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym na zlecenie Administratora, w szczególności:

• Mailgun (Mailgun Technologies, Inc. — podmiot z grupy Sinch) — dostawca usługi wysyłki e-maili transakcyjnych i systemowych (m.in. mail z dostępem do platformy po rejestracji, wiadomości „reset / przypomnienie hasła” oraz inne powiadomienia konta); w tym celu przekazywane są imię i adres e-mail Użytkownika. E-maile transakcyjne i systemowe nie są wysyłane przez GetResponse (zob. §7 — transfer poza EOG);
• GetResponse Sp. z o.o. (Gdańsk) — kontakt (imię, adres e-mail) z każdej rejestracji konta demo (e-mail oraz logowanie Google/LinkedIn) trafia do systemu GetResponse, z którego — wyłącznie za zgodą Użytkownika — wysyłany jest automatyczny cykl wiadomości edukacyjno-marketingowych (nurturing, webinary); system służy też do indywidualnego kontaktu handlowego (1:1);
• dostawcy hostingu i utrzymania platformy;
• dostawcy usług IT, prawnych i księgowych — w niezbędnym zakresie.

§6. Okres przechowywania

1. Dostęp do demo jest przyznawany na okres 14 dni od założenia konta. Po upływie tego okresu konto demo wygasa, a dane konta oraz testowe dane konfiguracyjne projektu wprowadzone przez Użytkownika (projekt, firma, Arkusz Kompetencji, skala ocen, dodani użytkownicy) są usuwane lub anonimizowane — z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Konto demo może też zostać usunięte wcześniej na żądanie Użytkownika (info@mcoaching.io).
3. Kontakt (lead) w GetResponse na potrzeby indywidualnego kontaktu handlowego 1:1 (uzasadniony interes) — przechowywany niezależnie od wygaśnięcia 14-dniowego demo, przez okres 12 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu przez Użytkownika.
4. Dane przetwarzane na potrzeby automatycznego cyklu wiadomości edukacyjno-marketingowych (na podstawie zgody) — do czasu wycofania zgody przez Użytkownika.
5. Po usunięciu konta dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do rozliczenia oraz dochodzenia/obrony roszczeń.
6. Dostawca usługi e-mail transakcyjnego (Mailgun, region EU) przechowuje techniczne logi wysyłki (m.in. adres e-mail, status doręczenia) przez 5 dni (ustawienie „Log retention” konta), po czym są one usuwane.

§7. Przekazywanie danych poza EOG

1. GetResponse Sp. z o.o. przetwarza dane na terenie EOG — w jego przypadku nie dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego.
2. W przypadku logowania przez Google lub LinkedIn dane (imię, nazwisko, e-mail) mogą być przetwarzane przez tych dostawców również poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych.
3. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności z dnia 10 lipca 2023 r. (EU-US Data Privacy Framework, art. 45 RODO) — zarówno Google LLC, jak i LinkedIn Corporation figurują (status aktywny) na liście organizacji certyfikowanych w ramach DPF, prowadzonej przez Departament Handlu USA (dataprivacyframework.gov/list).
4. W zakresie nieobjętym decyzją o adekwatności przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC, art. 46 RODO) stosowanych przez tych dostawców.
5. Do wysyłki e-maili transakcyjnych i systemowych Administrator korzysta z usługi Mailgun (Mailgun Technologies, Inc., podmiot z grupy Sinch) w regionie europejskim (EU region) — dane (imię, adres e-mail) są przetwarzane i przechowywane na terenie EOG, w związku z czym nie dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego. W zakresie ewentualnego wsparcia technicznego świadczonego przez podmioty powiązane spoza EOG zastosowanie mają zabezpieczenia z umowy powierzenia (standardowe klauzule umowne, SCC, art. 46 RODO).
6. Szczegółowe informacje o zabezpieczeniach oraz ich kopię można uzyskać kontaktując się z Administratorem (info@mcoaching.io) oraz w politykach prywatności dostawców (Google, LinkedIn, Mailgun/Sinch).

§8. Prawa Użytkownika

Użytkownik ma prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu, wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania) oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§9. Pliki cookies w demo

1. Demo wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do jego działania — służące utrzymaniu sesji zalogowanego Użytkownika oraz bezpieczeństwu konta.
2. Cookies niezbędne nie wymagają zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — są konieczne do świadczenia usługi.
3. Demo nie korzysta z cookies analitycznych ani marketingowych.
4. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki; ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie i korzystanie z demo.

§10. Dobrowolność i informacje dodatkowe

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta demo.
2. Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu) wywołujących skutki prawne.

§11. Postanowienia końcowe

1. Polityka może być aktualizowana — obowiązuje wersja opublikowana w demo.
2. Niniejsza Polityka dotyczy wyłącznie demo. Pełna platforma mCoaching objęta jest odrębnymi dokumentami.
3. Polityka obowiązuje od dnia: 25.06.2026.